KANTA-HÄMEEN PAIKALLISOSASTON POLTTARIT
Vuosikymmenien
katselmus...
... ja
arkistointi
Johtokunnan kokouksen lisäksi
järjestimme niin kutsutut polttarit.
Kokoukseen tuotiin yhden jäsenen
kotiin kaikki kansiot, viirit, vieraskirjat
ja muu materiaali, joita olikin kertynyt
vuosien saatossa. Kansioita oli yhteensä
14 kappaletta ja kansioiden välissä pursui
vielä irtopaperia ja lehtiöitä runsaasti.
Onneksi olemme jo parivuotta sitten
siirtyneet sähköiseen arkistoon, muuten
tuo kansiomäärä olisi ollut varmasti vielä
isompi. Kansioita katsellessa havahtui
huomaamaan, kuinka monet kappaleet
samaa asiakirjaa oli tallennettu moneen
kansioon. Eli hihat käärittiin ja liitosta
Eve Beckeriltä saatua arkistointiohjetta
montaa kertaa tarkastellen, alkoi koko
johtokunta penkomaan viiteen naiseen
tuota kansioläjää ja erittelemän mikä
mihinkin arkistointikanavaan kuului.
Kahvia kului ja aikaa vierähti kolme
tuntia.
No mitä paikallisosaston
arkistossa tulisi säilyttää?
Paikallisosaston arkistoon tulisi säästää
paikallisosaston oman toiminnan
tuloksena syntyneitä asiakirjoja sekä
valokuvia. Myös mahdolliset oman
paikallisosaston historiikit tulisi
arkistoida mutta muuten kirjat tai esineet
eivät kuulu arkistoitavaksi. Arkiston
hoitaminen on paikallisosaston sihteerin
tehtävä, kun johtokunta yhdessä on
mahdollisen vanhan arkistomateriaalin
käynyt läpi.
Suomen Työterveyshoitajaliiton
Kanta-Hämeen paikallisosaston
johtokunnassa oli jo pitkään
puhuttu mahdollisuudesta
yhdistää koko arkisto. Meillä
oli kansioita puheenjohtajan,
varapuheenjohtajan ja sihteerin
kaapiessa hyllymetreittäin,
oli myös vieraskirjaa, viiriä ja
jopa teepusseja, sokeria ja
kertakäyttöastioita. Olimme
kuulleet luennon arkistoinnista
ajankohtaispäivillä itse asiassa
jo muutamia vuosia sitten ja
sieltä asti oli kytenyt mielihalu
tehdä jotain asialle. Päätimme
johtokunnassa vuoden 2021 aluksi
tehdä jotain jo asialle pelkän
puhumisen sijaan.
Pysyvästi säilytettävät
dokumentit
Pysyvästi säilytettäviä dokumentteja
ovat kevät- ja syyskokouksen pöytäkirjat
liitteineen (toimintasuunnitelmat ja
-kertomukset, talousarviot, tilinpäätökset
ja tilin-/toiminnantarkastajan lausunnot).
Myös paikallisosaston johtokunnan
muistiot tulee säilyttää, mutta näitä ei
ole pakko allekirjoittaa, jos paikallisosasto
on reki steröimätön yhdi stys .
Jäsentilaisuuksiin liittyvä materiaali
(esim. kutsu, ohjelma, valokuvia) tulee
myös säilyttää pysyvästi. Paikallisosaston
antamat lausunnot, lähteneiden
kirjeiden kopiot, merkittävimmät
saapuneet kirjeet, jotka ovat aiheuttaneet
toimenpiteitä (esim. lausuntopyyntö)
sekä paikallisosaston säännöt kuuluvat
myös pysyvästi säilytettävään materiaaliin.
Pysyvästi säilytettävät 20 vuotta
vanhemmat aineistot voi luovuttaa
suoraan Toimihenkilöarkistoon. Alle 20
vuotta vanhat materiaalit voi postittaa
siivottuna liiton toimistoon, tosin tästä
pitää sopia liiton toimiston kanssa
etukäteen. Liiton toimistoon lähetetään
Työterveyshoitaja 2/21 35