oman työpaikan vuorovaikutuksen, viestinnän ja
kokouskäytäntöjen nykytilaa ja pohtia kehittämistarpeita.
Työpaikoilla eletään viestintäkulttuurin murrosvaihetta
tasapainoillen virtuaalisen viestinnän ja kasvokkain tapahtuvan
välillä.
Neuvotteluja, kokouksia ja palavereita pidetään
erilaisia tarkoituksia varten. Ne voivat olla aamu-, viikko-
tai kuukausipalavereita, tiedotusluontoisia tilaisuuksia,
ideointitilaisuuksia tai epävirallisia tapaamisia. Osa kokouksista
on muodollisia asialistaan perustuvia. Tavoitteet ja toivottu
lopputulos ohjaavat kokoontumisen luonnetta. Oleellista
on, että kokouksen osallistujat tietävät etukäteen kokouksen
luonteen ja osaavat valmistautua ja toimia toivotulla tavalla.
Kun työpaikalla suunnitellaan kokouskäytäntöjä, on hyvä
pohtia niiden tavoitteita, sisältöjä, ajankäyttöä ja osallistujia.
Myös yhteistoimintaan liittyvät kokouskäytännöt voivat
olla uudistamisen tarpeessa. Hyvä kokous edistää paitsi
itse työn sujumista myös yhteisöllisyyttä. Kannattaa pohtia,
miten innostuneiden käytäväkeskustelujen tunnelma
saadaan siirrettyä kokouksiin. Onnistuneessa kokouksessa
on yhteinen käsitys käsiteltävistä asioista, selkeät roolit sekä
vastuut, osallistuminen ja osallisuuden kokemus, toisten
kannustaminen sekä hyvät päätökset.
Hyvä kokous
• Kokous on hyvin valmisteltu ja johdettu
• Läsnä ovat kaikki kutsutut eli motivoitunut joukko
• Asioiden esivalmistelun hyöty näkyy ajankäytössä
• Jokaisen osallistujan mielipiteellä on merkitystä
• Tehdään selkeitä päätöksiä ja kirjataan ne
• Asioita siirretään tarvittaessa lisäselvitykseen
• Päätöksiä pitää voida myös tarvittaessa muuttaa
• Asioille löydetään motivoituneet vastuuhenkilöt
• Pysytään asiassa ja sovitun ajankäytön puitteissa
• Arvioidaan kokouksen onnistumista ja tehdään tarvittaessa
kehitysehdotuksia
Luottamus ja virtuaalisuus
Luottamus on organisaation keskeistä sosiaalista pääomaa ja
toimivan yhteistyön edellytys. Useat tutkijat korostavat kasvokkain
tapaamisen tärkeyttä luottamuksen syntymisessä, mutta on myös
näyttöä siitä, että luottamus voi syntyä virtuaalisesti. Luottamus
rakentuu yhteistyön alussa sovittujen ja käyttöönotettujen
viestintätapojen kautta ja vaatii jatkuvaa työtehtäviin liittyvää
yhteydenpitoa. Luottamuksen syntymisen ja ylläpitämisen
kannalta tärkeää ovat aloitteellinen toiminta ja reagointiherkkyys.
Virtuaalikokouksissa luottamuksen syntymistä edistävät
• sosiaalinen, vapaamuotoinen keskustelu kokouksen alussa
• innostuneisuuden esiin tuominen
• aloitteellisuus ja aktiivinen kommunikointi
• viestintäteknologian hallitseminen
• ennustettava viestintäkäyttäytyminen
• viestien olennainen sisältö
• viestinnän oikea-aikaisuus
• läsnäolon tuntu (kameran käyttö)
• palautteen antaminen ja saaminen
• positiivinen johtaminen ja rauhallinen suhtautuminen
ongelmatilanteisiin
• jäsenten esille tuoma sitoutuneisuus ja optimistisuus toimintaa
kohtaan.
Lähde ja lisätietoa: Yhteistoiminta ja vuorovaikutus työpaikan arjessa
-digijulkaisu osoitteessa https://ttk.fi/oppaat_ja_ohjeet/digijulkaisut/yhteistoiminta_
ja_vuorovaikutus_tyopaikan_arjessa, Työturvallisuuskeskus
Päivi Rauramo
Asiantuntija TtM
Työturvallisuuskeskus
18 Työterveyshoitaja 3/21