EUROOPPALAINEN YHTEISTYÖ
Sertifiointi kehittää ja ylläpitää
yrityksen prosesseja
MARKKU SIIVONEN
Pääarvioija
DQS Finland
Vapaaehtoista laadunhallintaa,
jota myös sidosryhmät saattavat
edellyttää
Laatujärjestelmä on käsite, jota käytettiin erityisesti
1980-90-luvuilla kuvaamaan organisaatioiden
laatutoiminnan kokonaisuutta.
Laatujärjestelmä oli esillä ensimmäisissä vuoden
1987 ISO 9000 -standardeissa, mutta
1990-luvun lopulla se poistettiin. Perusteena
oli, että se oli johtanut siihen, että organisaatioissa
rakennettiin muusta toiminnasta erillisiä
laatujärjestelmiä, joista vastasivat erityiset
laatuasiantuntijat. Nykyisin kyseisissä standardeissa
tuodaan esille, että laadunhallinta (engl.
quality management) on laadukasta organisaation
johtamista, eikä sitä voi toteuttaa organisaation
johtamisjärjestelmästä erillisenä. Näin
ollen entinen laatujärjestelmä on muuttunut
laadukkaaksi johtamisjärjestelmäksi.
Usein laatujärjestelmiä on sertifioitu laadunvarmistuksen
12 Moodi 4/2019
vuoksi. Huolimatta siitä,
että joissakin yhteyksissä erilaisten kolmannen
osapuolen suorittamien sertifiointien uskottavuutta
on epäilty, on globaalilla tasolle sertifioitujen
yritysten lukumäärä kasvanut jatkuvasti.
Sertifioinnin kyseenalaistaminen on johtunut
osin siitä, että sertifiointitoiminta on
koettu enemmän kaupalliseksi ja osin siitä,
että auditointien tulokset eivät ole kehittäneet
asiakasyritysten toimintaa vaan ovat enemmän
standardin esittämien vaatimusten täyttämiseen
tähtääviä toimenpiteitä.
Nykyisin laadunhallinta integroidaan organisaation
johtamisjärjestelmään ja sertifioidut
yritykset kokevat saavansa sertifioinnista lisäarvoa
toiminnan kehittämiseen. Samalla vaa-
timukset sertifiointiin tähtäävien auditointien
tekijöitä eli arvioijia kohtaan ovat lisääntyneet.
Hyvän arvioijan kriteerinä onkin vankka
toimialan osaaminen, kyky hahmottaa toimialalle
olennaisia parannustoimenpiteitä ja
kyky kommunikoida parantamistoimenpiteiden
hyödyt asiakasorganisaatiolle.
Johtamisjärjestelmien sertifiointi täysin
vapaaehtoista toimintaa, mutta pakolliseksi
se saattaa tulla organisaatiolle, jos asiakas sitä
edellyttää yhteistyön pohjaksi.
Yleisesti ottaen yrityksen harkitessa kolmannen
osapuolen sertifioinnin hankkimista,
on motivaatiotekijöitä kaksi. Ensinnäkin organisaation
asiakas voi määritellä sertifioinnin
osaksi sopimusehtoja eli tuotteita ja palveluita
ostetaan vain sellaisilta organisaatioilta, joilla
on sertifioitu johtamisjärjestelmä.
Moni iso organisaatio tai julkinen taho vaatii,
että kaikkien perinteisten standardien (laadunhallinta
ISO 9001, ympäristönhallinta
IOS 14001 ja työterveys- sekä työturvallisuus
ISO 45001) määrittelemien osa-alueiden
on oltava kunnossa, mikäli yritys aikoo tehdä
yhteistyötä heidän kanssaan.
Valveutuneet isot organisaatiot, jotka ostavat
palveluita pienemmiltä toimijoilta, vaativat
tyypillisesti systemaattista johtamista. Standardit
asettavat kansainvälisen vaatimustason
sille, että organisaation voidaan luottaa hoitavan
asiat vähintäänkin minimitason vaatimusten
mukaisesti.
Toinen motivaatiotekijä organisaation sertifioitumiselle
on oma halu kehittyä systemaattisesti
valittujen arviointikriteerien
mukaan.
Akkreditoitu sertifikaatti takaa
arvioinnin yhteismitallisuuden
Sertifioijaa kohtaan ei ole suoranaisia lakisääteisiä
vaatimuksia, eli periaatteessa kuka
tahansa voi perustaa sertifiointiorganisaation
ja myöntää sertifikaatteja. Kun puhutaan luotettavasta
auditoinnista ja sen seurauksena
myönnettävästä sertifikaatista, astuu kuvaan
vaatimus akkreditoinnista, joka on viranomaishyväksyntä.
Akkreditoitujen ja ei-akkreditoitujen
sertifikaattien välillä ero on merkittävä.
Akkreditointi takaa sen, että sertifiointi
on yhteismitallista, joka tarkoittaa sitä, että
auditoinnissa sovelletaan keskenään samanlaisia
pelisääntöjä sekä arviointien sisällön että
niihin käytettävän ajan osalta.
Sertifiointi luultua kevyempi prosessi
Tänä päivänä dokumentaatiovaatimukset ovat
keventyneet 90-luvun alkupuolen tilanteeseen
verrattuna, jolloin sertifioinnin hakuprosessiin
tarvittiin paljon erilaisia työ- ja menettelyohjeita.
Tänä päivän sertifiointi lähtee siitä, että
organisaatio tunnistaa oman liiketoimintaympäristönsä
ja sen asettamat vaatimukset sekä
luo omat tavoitetasonsa sidosryhmien vaatimuksiin
nähden. Organisaatio lähtee johtamaan
toimintaa, asettaa itselleen tavoitteita ja
korjaa toimintaansa, mikäli tavoitteiden saavuttamisessa
ei onnistuta.
Uutena vaatimuksena edellä esitettyihin
kolmeen perinteisiin standardiin on tuotu riskiperusteinen
ajattelu, jolla pyritään tunnistamaan
tavoitteiden saavuttamiseen liittyvät
uhat. Dokumentaatiovaatimusta vähentämällä
ja lisäämällä liiketoimintaympäristön ymmärtämiseen
liittyviä elementtejä standardien
asettamiin vaatimuksiin, on saavutettu kriteeristö,
joka vastaa paremmin käytännön johtamistyön
vaatimuksia. Näin standardit tukevat
paremmin yritysten omia tarkoitusperiä.
Edellä mainitut kolme perinteistä standardia
noudattavat nykyään samaa yhteistä rakennetta,
joten päällekkäistä byrokratiaa on nyt
mahdollisimman vähän. Muutos kohti pienempää
byrokratiaa alkoi standardien uudistuksesta
vuonna 2015, joten nyt siirtymäajan
ollessa ohi, alkavat kaikki järjestelmät olla
hyvin integroituja johtamisen näkökulmasta.