Kaukopuro-Klemetti 2013, Juholin 2013, Korhonen 2016).
Intranet toimii osana työyhteisöviestintää. Yleisesti työyhteisön viestinnän
tavoitteena on, että jokaisella on työn tekemiseen tarvittavaa tietoa
sekä lisäksi omaa työyhteisöä ja toimialaa koskevaa ajantasaista tietoa
(Juholin 2013; Kortetjärvi-Nurmi & Murtola 2015). Laajemmin tarkasteltuna
työyhteisöviestintä kattaa organisaation tavoitteet, strategiat, suunnitelmat,
toiminnan, palvelut, talouden, muutokset, päätökset, henkilöstöetuudet
ja muut ajankohtaiset asiat. Lisäksi viestinnällä on epävirallisia tehtäviä;
ideaalitilanteessa viestintä tehostaa toiminnan kehittämistä ja edistää yhteisten
tavoitteiden määrittelyä, niiden saavuttamista ja toteuttamista. (Hagerlund
& Kaukopuro-Klemetti 2013.)
Työyhteisöviestintää tarvitaan liiketoiminnan onnistumisen ja tavoitteiden
saavuttamisen lisäksi työstä innostumiseen ja työn ilon synnyttämiseen;
hyvä tiedonkulku työyhteisössä kehittää työntekijöiden päätöksentekotaitoa
ja tätä kautta voimaannuttaa työntekijöitä (Regan 2002, Juholin
2010). Onnistunut viestintä ja vuorovaikutus tukee työntekijöiden työmotivaatiota
ja työssä viihtymistä ja ovat osaltaan edellytyksiä työyhteisön tehokkaalle
toiminnalle ja työhyvinvoinnille. Oikea-aikainen työyhteisöviestintä
on avain positiiviseen ja sitoutuneeseen työvoimaan. Lisäksi viestinnällä
on todettu olevan vaikutusta sekä organisaation sairauspoissaoloihin
että henkilöstön pysyvyyteen organisaatiossa. (Scharfe-Pretino & Von
Bacho 2006, Surakka & Rantamäki 2013, Hagerlund & Kaukopuro-Klemetti
2013, Honkala ym. 2013.)
MITEN TEHDÄÄN TOIMIVA INTRANET?
Intranetin kehittämisessä on tärkeää kiinnittää huomiota asioiden löytämiseen
sekä intranetin ylläpitoon. Erityisesti tulee kiinnittää huomiota tekijöihin,
jotka auttavat tai haittaavat intranetissä olevan tiedon löytämistä ja päivittämistä.
Tiedon hakemisen ja löytämisen näkökulmasta on varmistettava että
sisältö on löydettävissä hakutoiminnolla ja että intranetin rakenne tukee sisällön
tuotannon prosesseja. Työterveyshuollon organisaatioissa intranetin
rakenteen ja otsikoinnin suunnittelussa voidaan hyödyntää organisaation
omaa hyvään työterveyshuoltokäytäntöön perustuvaa laatukäsikirjaa.
Tärkeä yleinen intranetin luomisen perusperiaate on, ettei samaa sisältöä
tuoteta moneen eri paikkaan. Vaikka intranetin sisällön tuottamisen hajauttaminen
onkin usein järkevää, tulee jollakin olla päävastuu ympäristön ylläpitämisestä
ja kehittämisestä. Oleellista on miettiä organisaation viestinnän
sisällöntuotannon vastuita ja miettiä vastauksia kysymyksiin: kuka viestii,
mitä viestii, mihin, miten ja milloin viestitään. Yrityksen viestinnän suunnittelussa
ei kuitenkaan saa unohtaa tärkeää kysymystä: ”Miksi?” – Eli mitä
viestinnällä halutaan saada aikaan?
On kyseessä sitten aivan uuden intranetin luominen tai jo olemassa
olevan intranetin edelleen kehittäminen, tulisi loppukäyttäjät ja heidän tarpeensa
huomioida. Kehittämistyön suunnittelussa on tärkeää ymmärtää organisaatiota
ja sen toimintaa sekä kuunnella henkilöstöä mietittäessä intranetin
sisältöä, rakennetta ja toimintoja. Intranetin kehittämisessä tulisi huomioida
sekä vakituisten käyttäjien että mahdollisten uusien työntekijöiden tarpeet.
Suunnittelun ja kehittämisen apuna voidaan käyttää esimerkiksi käyttäjäkyselyitä,
työpajoja ja yksilö- tai ryhmähaastatteluja. Intranetin käyttöä
voidaan lisätä parantamalla käyttäjien tietoverkkoon pääsyä, tukemalla
käyttökoulutuksiin osallistumista sekä vaikuttamalla henkilöstön asenteiden
positiivisuuteen eri tavoin. (Tiuttu 2008, Hagerlund & Kaukopuro-Klemetti
2013, North Patrol 2016.) Intranet on viestintävälineenä jatkuvaa ylläpitoa
vaativa työkalu, jonka käyttöä tulisi kehittää käyttäjien muuttuvien tarpeiden
mukaisesti. Uusia sekä myös vanhoja käyttäjiä tulee tukea, seurata
ja kouluttaa intranetin käyttöön sekä pyytää heiltä palautetta, esimerkiksi
tekemällä käyttäjäkyselyitä. Intranet palvelee tarkoitustaan vain jos sitä käytetään
– ja intranetiä käytetään vain jos se palvelee käyttäjiensä tarpeita.
Jokaisessa organisaatiossa olisi hyvä aika-ajoin pysähtyä miettimään:
Miten oma intranetimme palvelee? Miten intranettiämme voisi kehittää?
Vinkkejä uuden intranetin tuottamiseen tai jo olemassa olevan intranetin
kehittämiseen voi saada vuonna 2017 valmistuneesta työterveyshuollon
organisaatioon kohdistuneesta kehittämisprojektista: Sisäisen viestinnän
kehittäminen työterveyshuollon organisaatiossa – Intranetin käyttöönotto ja
kehittäminen tai ottamalla yhteyttä tämän artikkelin kirjoittajaan.
Sanna Ylikorpi
työterveyshoitaja YAMK
yksikön vastaava työterveyshoitaja/palvelupäällikkö,
Länsirannikon Työterveys Oy
Artikkelin lähteet saatavilla STTHL:n toimistosta.
Lähteet: www.stthl.fi
Työelämälähtöinen kehittämisprojekti on
tehty osana Turun ammattikorkeakoulun
ylempää ammattikorkeakoulututkintoa,
sosiaali- ja terveysalan kehittämisen
ja johtamisen koulutusohjelmassa.
Opinnäytetyö on luettavissa Theseuksessa
osoitteessa:
http://www.urn.fi/
URN:NBN:fi:amk-201705066633
Työterveyshoitaja 3/17 9