Osallistamalla hyvä tulee MONITILAMUUTOKSESSA EI KANNATA HÄTÄILLÄ. HYVÄ SUUNNITTELU JA YHTEISET KÄYTTÄYTYMISSÄÄNNÖT 1/2016 Moodi 17 AUTTAVAT. MINNA SEPPÄ MUODIKAS MONITILATOIMISTO on tietotyön yleistyessä syntynyt joustava, muunneltava toimistotila. — Ajatuksena on, että työntekijä valitsee itselleen sopivan tilan kulloisenkin tehtävänsä mukaan, asiantuntija Päivi Rauramo Työturvallisuuskeskuksesta (TTK) kiteyttää. OLENNAISTA RATKAISUSSA on sen käyttäjä ja palvelulähtöisyys: työtehtävät profiloidaan ja tilojen käyttäjien tarpeet otetaan huomioon suunnittelussa niin, että työympäristö tukee työn suorittamista. — Tavoitteena on yleensä vuorovaikutuksen lisääminen, ja on tärkeää, että tilat mahdollistavat tämän. Tilat ovat myös muunneltavia, Rauramo sanoo. Kunnolliset taukohuoneet ja luovaa työtä ruokkivat ratkaisut kuuluvat asiaan. Ideakammariin tuodaan usein vapaa-aikaan ja kotiin viittaavia elementtejä, vaikkapa keinutuoleja. Työpisteiden sijoittelussa on variaatiota: Radikaaleimmassa mallissa kenelläkään ei ole nimettyä työpistettä, vaan kannettava tietokone ja paperit kootaan illalla esimerkiksi henkilökohtaiseen, pyörillä liikkuvaan kaappiin. Toisessa ääripäässä on malli, jossa kaikilla on nimetty työpiste, ja välimallissa joillakin työntekijöillä on omat työpisteet. MONITILAN SUOSIMISESSA on kyse osin kulttuurinmuutoksesta: halutaan korostaa yhdenvertaisuutta ja tasa-arvoisuutta sekä tukea spontaaniutta ja luovuutta. — Spontaania vuorovaikutusta ja ongelmanratkaisua tavoitellaan, koska niiden on tutkimuksissakin todettu lisäävän yrityksen kilpailukykyä kasvattavia innovaatioita. Monitilatoimisto tuo mukanaan myös kustannussäästöjä etenkin, jos tehdään paljon mobiilia tai etätyötä, eikä kaikille tarvita omaa työpistettä. — Kun kilpailu on kovaa, tuottavuutta haetaan sieltä, mistä saadaan. Toisaalta kyse on parhaassa tapauksessa win-win-asetelmasta: yritys tienaa, ja työntekijät saavat kannustavat puitteet. — Kyse on myös trendistä. Halutaan olla ajan hermolla, Rauramo sanoo. UUTEEN TYÖYMPÄRISTÖÖN siirtyminen on usein iso muutos. — Tilojen käyttäjien tulisi saada osallistua niiden suunnitteluun. Olisi myös hyvä, että yksilöllisiä tarpeita otettaisiin huomioon mahdollisuuksien mukaan. — Kun poikkeuksia tehdään, on tärkeää, että niiden perusteet ovat kaikkien tiedossa. TYÖSKENTELYN SUJUMINEN edellyttää usein yhteisiä käyttäytymissääntöjä. — Kannattaa tehdä vain sääntöjä, jotka on tarkoitettu noudatettaviksi, ja joiden rikkomiseen puututaan. Punaisena lankana on toisten huomioon ottaminen: pyritään häiriöttömään ympäristöön, siisteyteen ja järjestykseen. Enimmäkseen tarvittavat säännöt koskevat avotilassa kommunikointia. — Helpointa on, jos avotilaan sovitaan hiljaisuus tai vaimea puhe, ja muu puhuminen hoidetaan esimerkiksi kokoushuoneissa. Päättää pitää myös, pidetäänkö puhelimissa ääni päällä, ja miten toimitaan skype puheluissa. — Lisäksi voi olla hyvä sopia, miten estetään toistuvat keskeytykset keskittymistä vaativassa työssä: laitetaanko merkiksi vaikkapa lippu pöydälle? — Olisi tärkeää, että tilojen ja sääntöjen toimivuutta arvioitaisiin säännöllisesti henkilöstöpalavereissa. ETÄTYÖTÄ MARKKINOIDAAN Rauramon mukaan usein hyvityksenä monitilaan siirtymisestä. — Jotta kitkoilta vältytään, on tärkeää, että yksilötason työnsuunnittelu on kunnossa. Kalenterien tulee olla ajan tasalla, ja kokoustilavaraukset pitää tehdä ajoissa. — Työyhteisön on hyvä pohtia esimiehen kanssa yhdessä myös etätyöhön liittyviä sääntöjä, esimerkiksi missä tilanteissa ja kuinka usein etätyö on sallittua, ja milloin fyysinen läsnäolo työpaikalla priorisoidaan. — Työympäristön ja toimintatapojen epäkohtiin puuttumiseksi on suositeltavaa olla määritettynä tietty, kaikkien tiedossa olevat prosessi. Rauramo pitää tärkeänä kattavaa etätyösopimusta. — On tärkeää, että on olemassa oikeudenmukaiset, koko henkilöstöä yhtä lailla koskevat säännöt, jotka on kerrottu kaikille. Viestintä on muutoksessa aina tärkeää. — Usein edetään usein liian ripeästi, henkilökuntaa osallistamatta. Yhteisen keskustelun mahdollisuus olisi kuitenkin tärkeää, jotta ongelmat saataisiin ratkaistua. Sisäpostin tiimeittäin jaettu postilokerikko viestii pehmeästi. — Kaikkea ei voi saada. Teimme keväällä henkilöstölle kyselyn siitä, mitä uusilta tiloilta odotetaan. Lisäksi olemme työpajoissa avanneet sitä, mitä työn arki eri tehtävissä sisältää, ja millaisia vaatimuksia monitilaan sitä kautta kohdistuu. — Esille nousi toistuvasti toive toisaalta yhteistyön lisäämisestä, toisaalta omien työpisteiden säilymisestä. Tarpeet ovat osittain toisensa poissulkevia, ja päädyimme siihen, että nimikoiduista pöydistä luovuttiin. Myös johtoryhmä työskentelee ilman nimettyjä työpisteitä. Poikkeuksen muodostaa Veripalvelun johtaja Martti Syrjälä, jonka luona käydään paljon. Hänellä on nimetty työpiste, jonka vieressä on neuvotteluhuone. Toimistoalueet, joista kullekin voi sijoittua useampi tiimi, on muodostettu isojen organisatoristen vastuualueiden mukaan. Niitä vetävien johtoryhmän jäsenten assistenteilla on toimistoalueilla nimetyt paikat, ja he huolehtivat käytännön asioiden, kuten toimistoalueen yhteisten toimistotarvikepisteiden, toimivuudesta. Myös henkilöstöhallinnolla, laatuosastolla, laboratorioilla ja it-toiminnoilla on eräitä nimettyjä työpisteitä. PUHTAAN PÖYDÄN konsepti edellyttää kannettavien tietokoneiden käyttöä. Ne mahdollistavat työn tekemisen myös vaikkapa kotona tai kahvilassa. — Meillä tehdään jo nyt etätyötä, oikeastaan e-työtä, mutta sen käytännöt vaihtelevat eri puolilla taloa. Pelisääntöjä yhtenäistetään keväällä samalla, kun työajan raportointia uudistetaan. — Koen, että luomme toimistotyölle toimintamallia, joka kestää pitkälle 2020-luvulle. Käymme muutenkin keskustelua työn tekemisen tavoista. Työ on muuttunut, ja muuttuu jatkossakin. Kehityksessä täytyy pysyä mukana. 13
Moodi No1 | 2016
To see the actual publication please follow the link above