16 Moodi 1/2016 AJANKOHTA I S TA VOIKO TOIMISTOALUEEN yhteisestä tarvikepisteestä, satulatuoliparkista tai tukevasta mappikassista innostua? Kyllä voi, kun se toimii, todistaa SPR Veripalvelun viestintä ja henkilöstöjohtaja Willy Toiviainen. Hän veti viime vuonna projektin, jossa Veripalvelu siirtyi perinteisestä avokonttorista monitilatoimistoon. Toiviainen on lopputulokseen tyytyväinen, ja syystäkin: uudet tilat vaikuttavat toimivilta, ja ovat täynnä mietittyjä yksityiskohtia. — Lähdimme tähän useasta syystä. Halusimme ensinnäkin kasvattaa tilatehokkuuttamme. Meille on tulossa helmikuussa alivuokralainen, Yhtyneet Medix Laboratoriot Oy. Tiivistämme, jotta heillekin riittää toimistotilaa, Toiviainen kertoo. Muutoksessa henkilöä kohti käytetyt toimistoneliöt vähenivät 25:stä 15:een. — Meillä oli entisajan it:tä varten tehdyt isot kulmapöydät ja muutoinkin osin aikansa eläneet kalusteet. Ajatuksena oli siirtyä lähitulevaisuudessa esimerkiksi ergonomiaa parantaviin sähkösäätöisiin pöytiin. Vuokralaisen tulo nopeutti muutosta. MONITILATOIMISTOON SIIRTYI 160 Kivihaassa työskentelevistä noin 350 ammattilaisesta. Projekti alkoi keväällä tilasuunnittelulla. Kilpailutukset tehtiin kesällä, ja töihin päästiin syyskuussa. Uutta tilaa tehtiin pala kerrallaan, mikä merkitsi, että se osa henkilöstöä, jonka työpisteitä kulloinkin remontoitiin, työskenteli 3–4 viikkoa kerrallaan väistötiloissa. Ensimmäiset muutot monitilaan tehtiin lokakuussa, viimeiset joulukuussa. — Tavoitteisiin kuuluivat myös tilojemme muuntojoustavuuden lisääminen ja tiimien välisen sekä sisäisen yhteistyön parantaminen. Jälkimmäinen on myös henkilöstön selkeästi eri yhteyksissä esittämä toive, ja tiloja suunniteltiin sen toteutumista silmällä pitäen. Veripalvelussa toimistohenkilöstöllä ei muutamia poikkeuksia lukuun ottamatta ole nimettyjä työpisteitä, vaan läppärinsä voi telakoida aamulla sinne, missä se tuntuu päivän tehtävien kannalta mielekkäimmältä. Töistä lähdettäessä pöytä tyhjennetään. Ajankohtaiset paperit kulkevat mukana toimistokassissa. — Tiimeille on sovittu omat työskentelyalueet, joilla on tiimikohtaiset kaapit mappien säilytystä varten. Toisen tiimin alueelle kuitenkin saa ja on suotavaa mennä, jos se kulloistakin projektia edistää. — Järjestely on jo lisännyt spontaania yhteistyötä ja vähentää todennäköisesti muodollisten palaverien määrää. Haluamme tässä myös tarjota erilaisiin työtilanteisiin soveltuvia ympäristöjä. MONITILATOIMISTO VAATII omat pelisääntönsä. Toiviaisen mukaan turhia pykäliä on pyritty välttämään. — Äänenkäytöstä sovimme, että yhden sermin yli tai vieruskaverille voi puhua, mutta pidemmälle ei. Jos tulee tarvetta useamman henkilön juttutuokioon, otetaan käyttöön jokin muu tila. — Meillä on tarjolla esimerkiksi perinteisiä neuvotteluhuoneita tai lasiseinällä muusta toimistosta rajattuja 4–5 henkilön eriöitä. Alle 4 ihmisen adhoc-palavereja voi pitää myös toimistoalueiden auloissa. Toiviaisen mukaan haastavinta monitilassa on keskittymistä vaativan työn tukeminen. — Varmistamme työolojen seurannalla, että asiantuntijatyölle on jatkossakin hyvät puitteet. — Meillä on esimerkiksi kirjastohuoneen yhteyteen rakennettu hiljaisen työn tila, jossa vallitsee täyshiljaisuus. Olemme pyrkineet tekemään siitä viihtyisän keskeisellä sijainnilla. Toimistoalueita rauhoitetaan myös sillä, että puhelintyötä tekevät työskentelevät omissa call-centereissään. Toiviaisen mukaan äänenkäyttö toimistossa on jo maltillistunut. — Kun ollaan lähekkäin, ei tarvitse huutaa. Akustolevyä lisätään sinne, missä se on tarpeen. Ääntä vaimentaa osaltaan tekstiilimatto. HENKILÖSTÖ ON Toiviaisen mukaan sopeutunut muutokseen yllättävän nopeasti. Hän antaa osan kunniasta monitilatoimiston suunnitelleelle Workspacelle, joka muun muassa toimitti Veripalveluun ensimmäisiä havainnekuvia jo ennen kalustekilpailutuksia. Eniten palautetta on tullut omien työpisteiden puuttumisesta. Uudet työpisteet mahdollistavat monenlaiset työn tekemisen tavat. Kuvassa Riitta Malinen ja Virpi Kiuru. 12 Moodi 1/2016
Moodi No1 | 2016
To see the actual publication please follow the link above