1/2015 Moodi 137 boratoriotiedotteilla, joiden toivotaan saavuttavan tehokkaasti niitä koskevat ihmiset. Näin ei kuitenkaan tapahdu, joten tiedotteet on syytä tallentaa laboratorion www-sivulle, jolla niiden pitää olla helposti löydettävissä asiasisältönsä hakukoodin avulla. Asiakkaat on lisäksi opetettava seuraamaan laboratorion www-sivuja ja lukemaan sieltä tiedotteita. Näytelogistiikka Näytteiden ottaja kerää näytteet ja säilyttää niitä potilaan tutkimus- ja hoitopaikalla laboratorion ohjeiden mukaisesti mahdollisimman lyhyen ajan ja toimittaa ne sitten paikalliseen laboratorioon tutkittavaksi tai edelleen mikrobiologian laboratorioon lähetettäväksi. Potilaan itse ottamat näytteet on ohjeistettava toimitettavaksi viiveittä joko paikalliseen kliiniseen laboratorioon tai suoraan postitse siihen mikrobiologian laboratorioon, jossa ne tutkitaan. Ketjun jokaisessa vaiheessa voi tulla viiveitä ja säilytystavoissa virheitä, jotka alentavat näytteen laatua ja vaikuttavat epäedullisesti lopputulokseen. Siksi sekä kirjalliseen ohjeistukseen että suusanalliseen opastukseen kannattaa panostaa toistuvasti paljon. Logistiikkaketjun toiminnan seuranta ja määräaikaiset katselmukset on tehtävä huolellisesti. Pelkkä näytepakkausten lämpötilan seuranta ei riitä. Laboratoriolla tulee olla myös määritettynä menettelytavat, joilla mitataan näytteen preanalyyttisen viivettä tai läpimenoaikaa. Se koostuu näytteen ottoajan ja näytteen laboratorioon tuloajan välisestä ajasta sekä näytteen säilytysajasta laboratoriossa ennen sen tutkimista. Mikrobiologian tutkimuksia voidaan tehdä vain muutamia kertoja viikossa, joten myös laboratorion sisäisellä viiveellä on merkitystä läpimenoajan pituudessa. Seurannan edellytyksenä on näiden kolmen ajankohdan kirjaaminen laboratorion tietojärjestelmään. Käytettävissä tulee olla myös apuohjelma, jolla läpimenoaikoja lasketaan ja verrataan niitä ennalta asetettuihin hyväksyttäviin viiterajoihin. Tutkimusten pyytäjiä ja näytteiden ottajia on teroitettava kirjaamaan ajankohdat oikein, eikä missään tapauksessa ennakolta. Näytteiden kuljetus paikkakunnalta toiselle on tyypillisesti kilpailutettu alihankkijoille, jotka eivät ole varsinaisesti laboratorioalan asiantuntijoita. Alihankkijoiden työntekijöiden opastusta ja täydennyskoulutusta ei sovi unohtaa, vaikka päävastuu on kuljetusfirmojen omistajilla. Pelkkä moittiminen on huono kannustin. Preanalyyttisistä virhelähteistä Tunnistettavat virheet. Näihin virheisiin voidaan vaikuttaa sekä ennaltaehkäisevästi että korjauttamalla havaitut poikkeamat. Logistiikkaan kuuluvien virheiden lisäksi näytteet vastaanottavalla laboratoriolla pitää olla selvä toimintaohjeistus näytteiden laadun ja tutkimiskelpoisuuden arvioimiseksi sekä näytteiden hyväksymis- ja hylkäämiskriteerit, joita pitää säntillisesti noudattaa. Näytepoikkeamat on kirjattava potilasnäytekohtaisesti niin, että näytteen ottaja saa asiallisen palautteen, ja poikkeamista saadaan tilastoseuranta poikkeamatyypeittäin (esimerkiksi väärään astiaan otettu näyte, astia vuotanut, pyydetty väärä tutkimus) korjaavia toimenpiteitä varten. Tehokkaalla seurannalla ja hyvällä asiakasyhteistyöllä näiden virheiden määrä saadaan pieneksi. Niitä tapauksia varten, jolloin asiakas ilmoittaa, että näytteen lähetteessä tai tarrassa ei ole oikean potilaan tietoja tai näytteen laatu on väärä, laboratoriolla pitää olla kirjalliset menettelytavat tilanteen korjaamiseksi. Virhe ei saa estää ainutkertaisen näytteen tutkimista, mutta asiakkaan edustajan pitää kirjallisesti korjata virhe ja hyväksyä, että tutkimuksen tulokset vastataan sille potilaalle, josta näyte on otettu. Varsinaisia virheitä tavallisempia ovat puuttuvat lähete- ja näytetiedot, jotka vaativat laboratoriolta yhteydenottoa asiakkaaseen ja tietojen täydentämistä. Nämäkin poikkeamat on syytä kirjata, jotta voidaan keskitetysti selvittää, onko kyseessä tietty lisäopastusta vaativa asiakas, huonosti toimiva ohjeistus, väärä näytteenottotapa tai –väline tai näytteen säilytys- tai kuljetusongelma, joka pitää korjata. Tutkimusten pyytäjän ja laboratorion atk-ohjelmien yhteensopimattomuudesta johtuva näytetarrojen käsin kirjoittaminen epämääräisiltä, näytteen ohessa toimitetuilta lähetelapuilta on viheliäinen lisärasite laboratoriolle, ja kasvattaa merkittävästi inhimillisen virheen riskiä. Tällaisia tiedonsiirto-ongelmia ei saisi Suomessa enää olla. Tunnistamattomat virheet. Näitä virheitä voi esiintyä pitkään, ja aiheuttajana ovat työntekijöiden ja työyhteisöjen väärät tottumukset ja asenteet. Välinpitämättömyys ohjeita kohtaan, omat tulkinnat ja omat lyhennetyt ohjeversiot vääristävät näytteiden ottamisen ja käsittelyn. Vahingossakin tehty väärä muutos voi säilyä huomaamatta vuosia. Asiakkaiden toimipisteisiin kannattaakin tehdä tutustumiskäyntejä ja järjestää paikallista koulutusta aina kun tilaisuus tulee, tai kun näytepoikkeamat siihen velvoittavat. Laboratoriossa virheet jäävät tunnistamatta, jos niiden havaitsemiseen ei ole työkaluja ja haluja. Kiire ei kelpaa laiminlyöntien perusteluksi. Laboratorioiden tiedonhallinta, asiakasneuvojat ja neuvontakeskukset Kaikessa laboratoriotoiminnassa on sähköinen tiedonhallinta mukana. Kaikki edellä kuvatut ohjeistukset, asiakkaiden ja näytteiden tunnistaminen, logistiikkavaiheet, näytteiden laadun arviointi ja hyväksyminen toteutuvat jäljitettävästi laboratorion tietojärjestelmän avulla. Ne toimivat niin kuin ne on ohjelmoitu. Niitä pitää kehittää muun muassa niin, että kaikki preanalyyttisen vaiheen tiedot voidaan kirjata ja analysoida luotettavasti ja sujuvasti. Usein havaittu toiminnan poikkeama on puuttuvat atk-ohjelma, jota ei rahallisista tms. syistä tahdota saada korjatuksi. Laadunhallinta Mikrobiologian tutkimusten preanalyyttisen prosessivaiheen sisäinen laadunhallinta edellyttää, että laboratoriolla on toimiva ohjeistus ja menettelytavat sen seuraamiseen. Poikkeamat pitää havaita, korjata ja tilastoida, jotta niiden laatuun ja määrään voidaan puuttua. Esimerkkinä mainittakoon veriviljelykontaminaatioiden määrä, lämpötilaseurannan suhteen poikkeavien kuljetusten määrä, näytteisiin liittyvät asiakasneuvontatapahtuminen määrät ja syyt luokittain, hyljättyjen näytteiden määrä sekä näytekuljetuksen ja säilytyksen läpimenoajan poikkeamat. Laatukatselmointien pitää perustua kerättyihin dokumentteihin, ei pelkästään työntekijöiden haastatteluihin. Ulkoista mikrobiologian preanalytiikan laaduntarkkailua on ollut saatavissa Labquality Oy:ltä vuoden ajan. Uusitun laatustandardin myötä sen tarve ja käyttö lisääntyvät. VIITTEET • •Standardi ISO:15189:2013 Lääketieteelliset laboratoriot. Laatua ja pätevyyttä koskevat vaatimukset. Suomen Standardisoimisliitto. Lisätietoja: Finas Akreditointipalvelut, Helsinki. • •Suomalaisten akreditoituneiden kliinisen mikrobiologian laboratorioiden sähköiset asiakaspalvelusivut ja tutkimusohjekirjat. »Tunnistamattomia virheitä voi esiintyä pitkään, ja niiden aiheuttajana ovat työntekijöiden ja työyhteisöjen väärät tottumukset ja asenteet.«
Moodi | 1/2015
To see the actual publication please follow the link above